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Wenn du schon eine EÜR für einen Teil des Jahres hast, kannst du deren geprüfte Summen übernehmen und den Rest des Jahres hier weiterführen. Du musst dafür nicht alle alten Zahlungen erneut eingeben. Die bisherigen Einzelaufzeichnungen und Belege bleiben trotzdem erhalten.

So übernimmst du deine bisherige Buchhaltung

1. Stichtag festlegen: Wähle den letzten Tag, den du in deiner bisherigen Software vollständig gebucht hast. Erstelle dort eine EÜR vom Jahresbeginn bis einschließlich dieses Tages.
2. Unterlagen sichern: Bewahre die bisherige EÜR, die ursprünglichen Rechnungen und Belege, Zahlungsnachweise sowie ein vorhandenes Anlageverzeichnis auf. Sichere nach Möglichkeit zusätzlich die Buchungsdaten und Belegbilder.
3. Summen übernehmen: Öffne Bisherige Buchhaltung übernehmen, wähle das Steuerjahr und deinen Stichtag. Lade eine textbasierte sevdesk-EÜR als PDF oder die ausgefüllte CSV-Vorlage hoch. Alternativ trägst du die Einzelpositionen ein. Übernimm auch Einlagen, Entnahmen und gegebenenfalls nicht abziehbare Anteile als getrennte Positionen.
4. Vorschau vergleichen: Kontrolliere Einnahmen, abziehbare Ausgaben und Gewinn mit deiner bisherigen Auswertung. Bei Bewirtung und anderen beschränkten Ausgaben übernimmst du den bereits abziehbaren Anteil, damit keine zweite Kürzung erfolgt.
5. Ab dem Folgetag weiterführen: Erfasse alle Zahlungen nach dem Stichtag hier einzeln, auch bereits erfolgte Zahlungen seit deinem Wechsel. Am Jahresende setzt sich deine EÜR aus den übernommenen Werten und den neuen Vorgängen sowie gegebenenfalls weiteren Abschreibungen und Korrekturen zusammen. Übernimm eine bereits bezahlte alte Rechnung nicht erneut als neue, bezahlte Rechnung.

Besonderheiten beim Wechsel von sevdesk

Erstelle in sevdesk unter „Steuern → EÜR“ die Auswertung für das gewählte Steuerjahr vom Jahresbeginn bis zu deinem Stichtag. Prüfe, ob Zahlungen vollständig zugeordnet sind, und lade die EÜR herunter. Die Summenübernahme funktioniert auch mit einer bereits gespeicherten Auswertung. Wähle dafür im Übernahmeformular „sevdesk-EÜR als PDF hochladen“. Die App prüft die gelesenen Beträge gegen die PDF-Summen und zeigt eine Vorschau. Ein im Bericht angegebener „Stand“ ist nur ein Vorschlag für den Stichtag; prüfe, bis zu welchem Zahlungsdatum deine Buchhaltung vollständig ist. Abweichende Zeilennummern im sevdesk-Bericht werden über Bereich und Positionsnummer zugeordnet und als Hinweis angezeigt.

Kein Zugriff mehr auf die sevdesk-Buchhaltung?

Wenn du die EÜR und alle Nachweise schon gespeichert hast, kannst du die Summen direkt übernehmen. Für fehlende Unterlagen klärst du zuerst mit sevdesk, wie du wieder Zugriff oder einen Datenexport bekommst. Ein erneutes kostenpflichtiges Abo ist für die Summenübernahme selbst nicht nötig. Ob du dafür vorübergehend einen anderen Tarif brauchst und welche Laufzeit gilt, hängt von deinem Vertrag und den verfügbaren Exportmöglichkeiten ab.

sevdesk beschreibt den Download der EÜR für einen ausgewählten Zeitraum als PDF. Der Datei-Export unter „Steuern → Mein Steuerberater“ enthält dagegen DATEV-Buchungsdaten und optional Belegbilder. Dessen Exportzeitraum richtet sich nach Rechnungs- und Belegdatum. Das ist keine fertige Liste tatsächlicher EÜR-Zahlungen. Deshalb importiert die Kleinunternehmerzentrale diese Buchungsstapel nicht automatisch als Einnahmen und Ausgaben.

Die CSV-Übernahme erwartet eine Liste mit den Spalten „Position“ und „Betrag“. Lade die Vorlage herunter und übertrage die Werte aus deiner bisherigen EÜR. Ein PDF wird nicht automatisch ausgelesen. Unbekannte Positionen und fehlerhafte Beträge werden angezeigt, statt stillschweigend weggelassen zu werden.

Was passiert mit offenen Rechnungen und späteren Rückzahlungen?

Offene Rechnungen zählen nicht als bereits erhaltene Einnahme. Geht das Geld nach dem Stichtag ein, erfasst du hier eine Betriebseinnahme mit tatsächlichem Zahlungsdatum und der alten Rechnungsnummer als Belegnummer. Stelle die Rechnung dafür nicht erneut aus. Eine spätere Rückzahlung zu einem nur als Summe übernommenen Vorgang lässt sich nicht direkt am ursprünglichen Einzelvorgang auslösen: Dieser wurde nicht importiert. Dafür benötigst du die ursprünglichen Zahlungsdaten und eine gesonderte, nachvollziehbare Rückzahlungsbuchung.

Wie übernehme ich Anlagegüter und Abschreibungen?

Eine EÜR-Summe enthält keine Anschaffungskosten, bisherigen Abschreibungen oder Buchwerte eines einzelnen Anlageguts. Für eine vollständige Anlageverwaltung erfasst du bestehende Anlagegüter mit dem ursprünglichen Anschaffungsdatum, den ursprünglichen Kosten und der bisherigen Abschreibungshistorie im Anlageverzeichnis. Das ist keine neue Anschaffung und keine neue Privateinlage.

Empfohlener Weg bei vorhandenen Anlagegütern: Übernimm die EÜR-Summen ohne die Abschreibungen, GWG-Abzüge und Restbuchwerte dieser Anlagegüter. Erfasse stattdessen die Anlagegüter separat. Die App berechnet ihre Abschreibung für das gesamte Jahr; bei manuellen Vorgaben trägst du den gesamten Jahresbetrag ein. Prüfe auch frühere Jahresabschreibungen und Sonderabschreibungen, damit die Buchwerte stimmen. Die Jahres-EÜR enthält dann die vollständigen Anlagenwerte ohne doppelten Abzug.

Auch zugehörige Einlagen und Entnahmen dürfen nur einmal enthalten sein: Bei privat bezahlten Anschaffungen, Sacheinlagen oder privaten Anlagenentnahmen im übernommenen Zeitraum berücksichtigt das Anlageverzeichnis diese Werte bereits selbst. Ziehe die entsprechenden Beträge aus den übernommenen Summen ab. Verkaufserlöse erfasst das Anlageverzeichnis dagegen nicht automatisch; bereits übernommene Verkaufserlöse buchst du nicht erneut.

Wähle in diesem Fall bei der Übernahme „Ich verwalte meine bisherigen Anlagegüter separat im Anlageverzeichnis“. Damit bestätigst du, dass diese Anlagenbeträge aus den Summen herausgenommen wurden. Andere Einlagen und Entnahmen bleiben als Summen erhalten. Die Vorschau ist dadurch um die herausgenommenen Anlagenbeträge kleiner als deine bisherige EÜR.

Wenn du Abschreibungen zunächst nur als EÜR-Summe übernimmst, bleiben das Anlageverzeichnis und die AVEÜR unvollständig. Für die spätere Anlageübernahme entfernst du die Summenübernahme und erstellst sie ohne die betreffenden Anlagepositionen erneut. Bereits erfasste neue Zahlungen bleiben dabei erhalten. Die App verhindert eine gleichzeitige Übernahme alter Abschreibungssummen und alter Anlagegüter.

Kann ich eine falsche Übernahme korrigieren?

Unter „Übernahme ansehen“ kannst du die gesamte Übernahme entfernen und die korrigierten Summen erneut übernehmen. Es sind höchstens eine Summenübernahme pro Steuerjahr und keine zusätzlichen Einzelvorgänge im übernommenen Zeitraum möglich. So werden Summen und einzelne Zahlungen nicht versehentlich doppelt gezählt.

sevdesk: EÜR und PDF-Download · sevdesk: Datei-Export und dessen Inhalt · sevdesk: Kostenloser Tarif

Abweichendes Steuerjahr: Was bedeutet die Zehn-Tage-Regel?

Normalerweise zählt in der EÜR das Jahr, in dem du Geld tatsächlich erhältst oder bezahlst. Eine Rechnung aus Dezember, die erst im Januar bezahlt wird, gehört deshalb normalerweise ins neue Jahr. Das Feld „Abweichendes Steuerjahr“ lässt du meistens leer.

Wann gilt die Ausnahme?

Die Zehn-Tage-Regel betrifft regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, zum Beispiel monatliche Mietzahlungen. Alle folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein:

• Die Zahlung wiederholt sich regelmäßig.
• Sie gehört wirtschaftlich zum vorherigen oder nächsten Jahr, zum Beispiel die Miete für Dezember.
• Sie ist zwischen dem 22. Dezember und dem 10. Januar fällig und wird auch innerhalb dieses Zeitraums tatsächlich bezahlt beziehungsweise empfangen. Fällig bedeutet: Zu diesem Zeitpunkt muss laut Vereinbarung bezahlt werden.

Dann ordnest du die Zahlung dem Jahr zu, zu dem sie wirtschaftlich gehört. Die Regel kann sowohl Einnahmen als auch Ausgaben betreffen.

Beispiel: Dezembermiete im Januar bezahlt

Die Miete für deine Geschäftsräume im Dezember 2026 ist laut Vereinbarung am 28.12.2026 fällig. Du bezahlst sie am 05.01.2027. Beide Termine liegen im genannten Zeitraum, und die Miete gehört zum Dezember. Deshalb zählt die Ausgabe für die EÜR 2026.

Im Formular trägst du als Zahlungsdatum weiterhin 05.01.2027 ein und bei „Abweichendes Steuerjahr“ 2026. Das tatsächliche Zahlungsdatum bleibt erhalten; nur die Zuordnung in der EÜR ändert sich.

Wann gilt die Regel nicht?

Eine einzelne Kundenrechnung aus Dezember fällt nicht allein deshalb unter die Ausnahme, weil sie Anfang Januar bezahlt wird. Auch bei einer regelmäßig wiederkehrenden Zahlung reicht das Zahlungsdatum allein nicht aus: War die Dezembermiete beispielsweise schon am 1. Dezember fällig oder wird sie erst am 15. Januar bezahlt, gilt die Zehn-Tage-Regel nicht. Dann zählt das tatsächliche Zahlungsjahr und das Feld bleibt leer.

§ 11 EStG: Vereinnahmung und Verausgabung · Bundesfinanzhof: Zahlung und Fälligkeit bei regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben

Was gehört auf eine Kleinunternehmerrechnung?

Für nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze gelten seit 2025 die Mindestangaben aus § 34a UStDV:

1. Vollständige Namen und Anschriften von Rechnungsaussteller und Empfänger.
2. Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des Ausstellers.
3. Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum).
4. Menge und Art der Waren beziehungsweise Umfang und Art der Dienstleistung.
5. Gesamtentgelt und Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Umsatzsteuer wird nicht gesondert ausgewiesen.
6. Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger oder einen von ihm beauftragten Dritten: die Bezeichnung „Gutschrift“.

Keine Pflichtangaben nach § 34a UStDV: Rechnungsnummer, Liefer-/Leistungsdatum und Leistungszeitraum. Das Rechnungsdatum ist dagegen erforderlich. Eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung bleibt Pflicht. Vereinbarungen mit dem Kunden oder Vorgaben eines Rechnungsempfängers können zusätzliche Angaben verlangen.

Was bedeutet „monatsgenau“?

Nach den allgemeinen Rechnungsregeln reicht als Liefer-/Leistungszeitpunkt der Kalendermonat, zum Beispiel „Oktober 2026“ statt „08.10.2026“ (§ 31 Abs. 4 UStDV). Das begründet keine zusätzliche Datumspflicht für Kleinunternehmer nach § 34a UStDV.

Auch ein Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist dafür nicht nötig. Wird er freiwillig verwendet, muss die Aussage zutreffen. Ein Leistungszeitraum kann zur Zuordnung sinnvoll sein, etwa bei einer monatlichen Betreuung.

Welche Angaben erfasst diese App zusätzlich?

Die App vergibt zur Zuordnung eine Rechnungsnummer und fragt derzeit zusätzlich ein Leistungsdatum ab. Das sind Vorgaben dieses Formulars, keine Pflichtangaben nach § 34a UStDV. „Leistung bis“ kann leer bleiben. Mit Enddatum wird ein Zeitraum dargestellt; die Datumsfelder erwarten ein vollständiges Datum. E-Rechnungsformate und Empfänger können weitere Anforderungen haben.

Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise haben eigene Vereinfachungen (§§ 33 und 34 UStDV). Diese Übersicht bezieht sich auf Rechnungen nach § 34a UStDV.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Was ist der Unterschied?

• Steuerliche Identifikation: Diese App nutzt deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID. § 34a UStDV lässt für Kleinunternehmer auch die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer zu. Eine der gesetzlich vorgesehenen Nummern genügt.
• Steuernummer: Du bekommst sie automatisch vom Finanzamt. Sie hängt vom zuständigen Finanzamt ab und ändert sich deshalb oft, zum Beispiel bei einem Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk.
• Umsatzsteuer-ID: Sie beginnt mit einem Ländercode (in Deutschland DE) und bleibt in der Regel gleich, auch wenn du umziehst. Wenn du eine hast, musst du auf Rechnungen keine Steuernummer mehr ändern.
• Du musst sie beantragen: Die Umsatzsteuer-ID wird nicht automatisch vergeben. Du beantragst sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Kleinunternehmer bekommen sie normalerweise, wenn sie für Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland gebraucht wird. Ob sie auch nur für Rechnungen vergeben wird, klärst du am besten mit dem BZSt oder deinem Finanzamt.
• Keine Auswirkung auf deinen Status: Eine Umsatzsteuer-ID allein beendet die Kleinunternehmerregelung nicht. Wenn du die Regelung nutzt, weist du weiterhin keine Umsatzsteuer aus.
• Diese App: Trage einfach eine der beiden Nummern ein. Beginnt die Eingabe mit zwei Buchstaben, behandelt die App sie als Umsatzsteuer-ID, sonst als Steuernummer.

Wie gestalte ich meine Rechnungsnummern?

Buchstaben und Zahlen dürfen kombiniert werden. Eine lückenlose Abfolge ist nicht erforderlich. Bei Rechnungen nach § 14 UStG muss die Nummer die Rechnung eindeutig identifizieren und einmalig vergeben werden. Nummernkreise, etwa nach Kunden oder Jahren, sind möglich.

Für Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV ist eine Rechnungsnummer keine Pflichtangabe. Diese App verwendet trotzdem eindeutige Nummern zur Zuordnung und für den XML-Export.

Empfohlen: Jahr und fortlaufende Nummer

Das Standardformat RE-[Jahr]-[Fortlaufendenummer] ergibt zum Beispiel RE-2026-0001, danach RE-2026-0002. Maßgeblich ist das Rechnungsdatum. Der Zähler läuft je Kalenderjahr über alle Kunden weiter.

Kundenkürzel im Dateinamen

Optional ergibt RE-[Jahr]-[Fortlaufendenummer]-[Kundenkürzel] zum Beispiel RE-2026-0001-MF. So erkennst du den Kunden am Dateinamen. Die Nummer zählt weiterhin über alle Kunden. Für eine Gruppierung nach Kunden kannst du das Kürzel auch an den Anfang setzen: [Kundenkürzel]-[Jahr]-[Fortlaufendenummer].

Kundenkürzel und Datum

[Kundenkürzel]-[Jahr]-[Monat]-[Tag]-[Tageszähler] ergibt beispielsweise MF-2026-10-08-01, danach MF-2026-10-08-02. Der Tageszähler beginnt je Kürzel und Datum neu. Bereits verwendete Zählerstände werden übersprungen. Eine bisherige Nummer ohne Zusatz zählt als erste Rechnung; sie bleibt unverändert.

Du kannst das Format für zukünftige Rechnungen wechseln. Bereits erstellte Rechnungen behalten ihre Nummer, gespeicherte Entwürfe ihr Format. Bisherige Formate ohne Zähler bleiben nutzbar; bei gleichen Nummern ergänzt die App weiterhin -02, -03 usw.

Vergabe in dieser App

• Die Datumsplatzhalter beziehen sich auf das Rechnungsdatum. Kundenkürzel werden in Großbuchstaben umgewandelt; verwende möglichst ein eigenes Kürzel je Kunde.
• [Fortlaufendenummer] zählt je Kalenderjahr über alle Kunden und Formate mit diesem Platzhalter weiter, mindestens vierstellig. Ergibt ein Format eine bereits vergebene Nummer, ergänzt die App den nächsten freien Zusatz -02, -03 usw. Die Vorschau zeigt die ergänzte Nummer. Bereits erstellte Nummern bleiben unverändert.
• Die Vorschau reserviert keine Nummer. Die endgültige Vergabe erfolgt beim Erstellen. Das gewählte Format wird dann als Vorgabe für neue Rechnungen gespeichert; Entwürfe behalten ihr eigenes Format.
• Unter „Nummerierung anpassen“ kannst du die zuletzt verwendete fortlaufende Nummer für das angezeigte Rechnungsjahr eingeben. Nach 147 folgt automatisch 148. Das hilft beim Umstieg oder nach Rechnungen außerhalb der App. Ein Zurücksetzen unter bereits verwendete Zählerstände ist nicht möglich.
• Erstellte Nummern bleiben unverändert. Stornorechnungen erhalten automatisch eine Nummer im Format ST-[Jahr]-[Fortlaufendenummer].

BMF: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.5 · § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern

Was ist eine E-Rechnung, XRechnung oder ZUGFeRD, und wann gilt die Pflicht?

Musst du als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?

Nein. Das gilt dauerhaft (§ 34a UStDV). Die Pflicht, die ab 2027 und 2028 greift, betrifft nur Unternehmen, die Umsatzsteuer ausweisen. Du kannst eine E-Rechnung freiwillig erstellen. Eine normale PDF- oder Papierrechnung bleibt für dich erlaubt.

Entscheidend ist das Format, das du als Rechnung versendest: Versendest du nur die PDF, ist sie die maßgebliche Rechnung. Versendest du XML und eine inhaltsgleiche PDF zusammen als E-Rechnung, ist die XML-Datei maßgeblich und unverändert aufzubewahren; die PDF dient als zusätzliche Ansicht. Das bloße Erstellen oder Herunterladen einer XML-Datei ändert eine versendete PDF-Rechnung nicht.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei: eine reine Datendatei ohne Layout, die Buchhaltungsprogramme automatisch einlesen. Eine PDF-Rechnung, die du per E-Mail verschickst, ist deshalb keine E-Rechnung, auch wenn sie digital ankommt. Sie ist nur ein Bild der Rechnung, das Programme nicht zuverlässig auslesen können.

XRechnung oder ZUGFeRD?

• XRechnung: reine XML-Datei, entwickelt für Behörden. Für Menschen ist sie schlecht lesbar.
• ZUGFeRD: eine PDF-Datei, in der dieselben XML-Daten eingebettet sind. Menschen lesen die PDF, Programme lesen das XML.

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung. Diese App erzeugt die XRechnung, weil sie für jeden Empfänger funktioniert, auch für Behörden, und weil dafür keine aufwendige PDF-Erzeugung nötig ist. Zum Lesen kannst du zusätzlich die gedruckte Rechnung mitschicken.

Welche Datei zählt: Schickst du XML und PDF zusammen, gilt die XML-Datei als Rechnung. Die PDF ist dann nur eine Lesehilfe.

Wie kannst du E-Rechnungen empfangen?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können, z.B. über ein E-Mail-Postfach. Auch andere vereinbarte Wege sind möglich, zum Beispiel ein Download über ein Internetportal oder eine elektronische Schnittstelle. Den Empfangsweg vereinbarst du mit dem Rechnungsaussteller.

Diese Empfangspflicht besteht unabhängig davon, ob du selbst eine Rechnung an einen Kunden schickst. Deine E-Mail-Adresse auf einer ausgehenden Rechnung ist daher optional. In dieser App wird sie für den XRechnung-Export benötigt. Die empfangene E-Rechnung musst du unverändert aufbewahren, zurzeit acht Jahre lang. Du musst die Rechnung nicht weiterverarbeiten. Es empfiehlt sich aber, sie für das menschliche Auge lesbar darstellen zu können, zum Beispiel mit unserem E-Rechnungsviewer oder dem E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung in ELSTER. Ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie reicht als Aufbewahrung nicht aus. Quelle: BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Wann gilt die Pflicht?

• Wechsel aus der Kleinunternehmerregelung: Sobald du die Kleinunternehmerregelung verlässt, gilt die Pflicht auch für dich.
• Keine Pflicht besteht zum Beispiel bei Rechnungen an Privatpersonen und bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung · § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern